Focus–Energy Matrix: jak zrównoważyć skupienie i energię

Prof. Heike Bruch z Uniwersytetu w St. Gallen już ponad dwie dekady temu podjęła ze swoim zespołem studia nad „energią pracowników”. Zainteresowały nas one wystarczająco, by zapraszać panią profesor na konferencje do Polski, a nawet podjąć wspólny projekt dla polskiego klienta. Byłem pod wrażeniem jej koncepcji transformacji klasycznej motywacji w determinację, a także modelu „Focus/Energy Matrix”. Odkryłem niedawno, że amerykanski specjalista, autor i konsultant opisał bardzo trafnie ten model. Poniżej polskie streszczenie tego świetnego opracowania i link do niego.

Jacek Santorski

„Nigdy nie odkładaj do jutra tego, co może być zrobione pojutrze równie dobrze”. – Mark Twain

Praca z nastawieniem na purpose to właściwe połączenie wysokiej energii i wysokiego skupienia. Poprawiając koncentrację i efektywnie zarządzając swoją energią, możemy zwiększyć naszą produktywność i osiągnąć więcej w krótszym czasie. Jeśli potrafisz zrównoważyć skupienie i energię, osiągasz lepsze wyniki. Na przykład, jeśli masz niską energię, nie uda się wiele zrobić, a jeśli masz dużo energii, ale mało skupienia, wyniki działania mogą być chaotyczne. Możesz zrównoważyć swoje skupienie i energię poprzez połączenie umiejętnej priorytetyzacji zadań, zarządzanie rozproszeniem uwagi i robienie przerw, aby naładować poziom energii. Gdy zaczniesz wyznaczać jasne cele i dzielić zadania na mniejsze kroki, polepszysz zarządzanie swoją energią i poprawisz koncentrację. Stosując te praktyki i rozwijając świadome podejście do swojej pracy, możesz stać się bardziej wydajny, skuteczny i spełniony w życiu osobistym i zawodowym.

Z 10-letnich badań wynika, że większość menadżerów jest zajęta dla samego faktu bycia zajętym

Heike Bruch i Sumantra Ghoshal, autorzy książki „A Bias for Action”, przeprowadzili 10–letnie badanie zajętych menadżerów w dużych firmach. Co odkryli? Tylko 10% wszystkich menadżerów spędza swój czas w sposób zaangażowany, celowy i refleksyjny. Pozostałe 90% marnuje swój czas na wszelkiego rodzaju nieefektywne aktywności. Autorzy badali firmy takie, jak GE, Lufthansa, Sony i inne i to, co odkryli to fakt, że większość menadżerów jest zajęta dla samego bycia zajętym. Brakuje im skupienia i tracą energię na słabo uszeregowane lub nieukierunkowane zadania lub powierzchowne zachowania. Tego rodzaju „szaleńcza” aktywność może, jak to ujęli autorzy, „działać jak pijawki na zdolności menadżerów – czyniąc bezproduktywne zapracowanie prawdopodobnie najbardziej krytycznym problemem behawioralnym w dużych firmach”.

Focus–Energy Matrix

Bruch i Ghoshal stworzyli Focus–Energy Matrix (Matrycę Skupienia–Energii) jako prosty sposób na sprawdzenie, co się dzieje. Cztery kwadranty reprezentują kombinacje niskiego i wysokiego skupienia z niską i wysoką energią.

Prokrastynatorzy – niska energia i niskie skupienie

Niezaangażowani – niska energia i wysoka koncentracja

Rozproszeni – Wysoka energia i niskie skupienie.

Nastawieni na purpose – wysoka energia i wysoka koncentracja

To taka prosta soczewka, ale pomaga dostrzec, jak brak skupienia i energii może rozproszyć Twoje wyniki.

Dystraktorzy (40% menadżerów)

To osoby o wysokiej energii, ale niskim poziomie skupienia. Sprawiają wrażenie rozgorączkowanych, zdesperowanych i pochopnych. Ponieważ nie zatrzymują się, aby się zastanowić, mają problemy z opracowaniem strategii i dostosowaniem swoich zachowań do nowych wymagań.

Wykazują następujące cechy/zachowania:

• Mają dużą energię, ale brak im skupienia
• Walczą z pożarami lub porzucają projekty
• Brak im strategii (najpierw strzelają, później celują)
• Przesadzają z obietnicami, często nie wywiązują się z nich
• Są agresywni w działaniu, ale nie poświęcają czasu na refleksję
• Mają trudności z dostosowaniem zachowania do nowych sytuacji i nowych wymagań

Prokrastynatorzy (30% menadżerów)

Prokrastynatorzy mają zarówno niską energię, jak i koncentrację. Na początku są energiczni i zaangażowani, ale z czasem stają się rozczarowani lub pozbawieni zaangażowania z powodu niemożności wywierania wpływu. Czują, że nie mają kontroli nad wydarzeniami, więc nie robią nic, nawet jeśli wydają się zajęci. Mogą sabotować i podważać projekty poprzez pasywne, agresywne zachowania lub po prostu zużywając cały impet.

Prokrastynatorzy mają tendencję do następujących zachowań/cech:

• Brak strategii i celów
• Nie podejmują inicjatywy
• Nie udaje im się podnieść poziomu wydajności
• Nie udaje im się wzmocnić strategii
• Działają w chronicznie pasywnym stanie
• Czują się niepewnie
• Obawiają się porażki lub negatywnych konsekwencji
• Czują się przytłoczeni

Niezaangażowani (20%)

Osoby niezaangażowane są wysoko skoncentrowane, ale mają mało energii. Niektórzy menadżerowie są wyczerpani lub nie potrafią się zmobilizować, inni nie są w stanie zaangażować się w zadania, które nie mają dla nich znaczenia. Brak zaangażowania jest często wynikiem procesów organizacyjnych lub dysfunkcyjnych relacji z osobami, którym podlegają.

Osoby niezaangażowane wykazują następujące cechy/zachowania:

• Robią niezbędne minimum
• Mają wysoki wskaźnik wypalenia zawodowego
• Czują się wyczerpani, sfrustrowani i wyobcowani
• Wycofują się, aby poradzić sobie z emocjami
• Zachowują się tak, jakby problemy nie istniały
• Łatwo ich przytłoczyć niespodziewanymi sytuacjami

Nastawieni na purpose (10%)

Takie osoby bardzo skoncentrowane i mają dużo energii. Wkładają więcej wysiłku niż ich odpowiednicy, ale dzięki swojej wysokiej koncentracji i energii częściej osiągają krytyczne, długoterminowe cele. Według Bruch i Ghoshala, osoby nastawione na purpose efektywnie wykorzystują swój czas poprzez staranne wybieranie celów, a następnie podejmowanie przemyślanych działań, aby je osiągnąć.

Wykazują następujące cechy/zachowania:

• Mają wysoką samoświadomość
• Dobrze planują i dobrze zarządzają
• Starannie wybierają swoje cele i bitwy
• Mają silną wolę i dobre granice
• Są osobiście odpowiedzialni za wniesienie znaczącego wkładu
• Cenią czas i starannie nim zarządzają
• Dobrze radzą sobie z redukcją stresu i tankowaniem
• Dobrze radzą sobie z zarządzaniem środowiskiem zewnętrznym, aby osiągnąć swoje cele

Jak być świadomym menadżerem

Matryca przypomina nam o wadze skupienia i energii. Jak powiedziałby Voltaire: „Żaden problem nie wytrzyma natarcia trwałego myślenia”. To, co chcemy zrobić to poprowadzić swoją drogę z powrotem do wysokiej energii i wysokiego skupienia poprzez refleksyjne działanie. Sprawdzając swoje skupienie i energię w ciągu dnia możesz nauczyć się spędzać czas w sposób bardziej zaangażowany, celowy i refleksyjny.

Na poziomie indywidualnym możesz zrobić kilka rzeczy, które pomogą Ci rozwinąć i ukierunkować Twoją koncentrację i energię:

• Znajdź cel i znaczenie w swojej pracy poprzez zmianę swojego DLACZEGO lub zmianę swojego JAK i połączenie swojej pracy ze swoimi wartościami
• Wiedz, co chcesz osiągnąć i odpowiednio ustaw swoje cele
• Zaplanuj swój czas strategicznie i znajdź czas na kreatywność i innowacje
• Pielęgnuj sieć wsparcia, która pomaga Ci się uczyć i rozwijać
• Praktykuj regenerację i utrzymuj swoją energię, czerpiąc z umysłu, ciała, emocji i ducha
• Rozwijaj swoją samoświadomość i praktykuj mindfulness

Jako lider, aby promować wysokie skupienie i wysoką energię:

• Twórz przekonujące wizje i historie przyszłości, aby inspirować ludzi
• Jasno określaj cele i oczekiwania
• Stwórz czas, przestrzeń i energię dla innowacji i kreatywnego myślenia
• Znajdź kreatywne sposoby na zmniejszenie lub wyeliminowanie bezproduktywnych zajęć
• Stawiaj ludzi przed istotnymi wyzwaniami i wyborami, aby dać im poczucie sprawstwa
• Rozluźnij formalne procedury

Polecam artykuł „Beware the Busy Manager” (Harvard Business Review) na temat tego, w jaki sposób te różne osobowości skupienia i energii prezentują się w pracy.

Całość artykułu w oryginale znajdziesz tutaj.