“Involve” – Zestaw narzędzi do komunikacji „fair process”

W programie Akademii Psychologii Przywództwa wiele czerpiemy ze studiów INSEAD. Tam właśnie prof. Manfred Kets de Vries zainstalował swój psychodynamiczny program dla liderów. Z tego źródła mamy też zasadę 3 E (engagement, explanation, expectation clarity), podstawę Blue Ocean Leadership autorstwa profesorów Mauborgne i Kima. W tym miejscu chcemy poświęcić więcej uwagi założeniom partycypacyjnego, angażującego przywództwa z których została wywiedziona zasada 3 E. To filozofia i dobre praktyki „fair process”.

Praca nad integralnością – własną, organizacji i relacji z otoczeniem to jeden z  m e t a c e l ó w  procesu APP. Zapraszamy liderów do pracy nad wewnętrzną i zewnętrzną spójnością, budową siły marki i relacji biznesowych  poprzez ciągłość, integrację przeszłości, teraźniejszości i jutra. Wymaga to wglądu w zwykle nieświadome motywy i emocje, integrowania pozornych przeciwieństw, sceny wewnętrznej i zachowania, zmiany reakcji w odpowiedzi oparte na przyjętych wartościach. Wglądu w siebie i wyczucia innych.

Jacek Santorski

“Powiedz mi, a zapomnę, pokaż mi, a może zapamiętam, zaangażuj mnie, a zrozumiem” – starożytne chińskie przysłowie.

Autorzy wskazują, że demokratyzacja miejsca pracy w ciągu ostatnich 20 lat sprawiła, że ​​firmy koncentrowały się coraz bardziej na zwiększaniu zaangażowania pracowników w procesy decyzyjne oraz rozwijaniu zdolności liderów i zespołów do lepszego angażowania ludzi wokół nich. Stało się to znane jako przywództwo „fair process” (ang. Fair Porcess Leadership, FPL). Skuteczna komunikacja natomiast to podstawa działania FPL. Opisują FPL jako integracyjne podejście do przywództwa kładące nacisk na wysoki poziom przejrzystości i otwarte zaangażowanie z interesariuszami. Obejmuje ono aktywne angażowanie się liderów i nawiązywanie relacji z ludźmi oraz zespołami. “W efekcie więcej słuchają, pytają więcej i mówią mniej”, piszą autorzy. Zauważyli oni lukę w literaturze dotyczącą tego, jak implementować zasady paradygmatu FLP w dużych organizacjach. W związku z tym oraz, że efektywna komunikacja jest podstawą FLP, zdefiniowali i opisali oni szereg podejść komunikacyjnych wspierających „fair process” w praktykach organizacyjnych, we współpracy z Elizabeth A. More, dyrektor Narodowej Akademii w australijskim Instytucie Zarządzania. W wyniku tej pracy powstał INVOLVE (ang. zaangażuj) – zestaw narzędzi identyfikujących podstawową zasadę i trzy praktyki komunikacyjne, aby pomóc liderom, zespołom i organizacjom zaszczepić „fair process” w ich praktykach decyzyjnych i kulturze pracy.

Głębokie, autentyczne zaangażowanie

Według autorów zaadoptowanie „fair process” w organizacjach jest niezwykle trudne i zaskakująco subtelne. Jeden z uczestników ich warsztatów zauważył: “It’s common sense, but not common practice” (ang. To zdrowy rozsądek, ale nie powszechna praktyka). Podkreślają, że skuteczne podejścia do komunikacji FPL (zwłaszcza te, na których wzorują się liderzy) wymagają otwartości, inkluzywności, dociekania i klarowności – w przeciwieństwie do wykluczenia, niejednoznaczności i zamętu. W tym celu INVOLVE stara się zaangażować odpowiednich interesariuszy poprzez skuteczne i przejrzyste zachowania komunikacyjne na wszystkich etapach procesu: podejmowania decyzji, wdrażania i rewizji.

Wspomnianą podstawową zasadą FLP jest, zgodnie z założeniem Autorów, nieustanne angażowanie pracowników w identyfikowanie i komunikowanie wspólnych przekonań dotyczących zespołu lub organizacji i celów, do których dążą. Nadaje to szanującego, otwartego i obiektywnego tonu komunikacji FPL, tworząc silną bazę do jej stosowania.

Autorzy wymieniają 3 niezbędna obszary praktyki komunikacyjnej, które należy zaadoptować aby wesprzeć implementację FPL:

• Aktywne słuchanie i konstruktywny dialog – z naciskiem na dociekanie, pytanie i słuchanie.
• Uzgodnione protokoły komunikacyjne – wspólnie opracowane i przejrzyste zasady komunikacji i realizacji
• Dostępne połączenie – przydatne, wygodne i łatwo dostępne aktywności, materiały komunikacyjne ułatwiające dalekosiężne uczestnictwo i zaangażowanie.

Autorzy szczegółowo opisali przykłady trzech praktyk komunikacyjnych INVOLVE – znajdziesz je tutaj (w j. angielskim). Jak piszą, te obszary wspierają model FPL (opracowany przez Ludo Van der Heyden), mający na celu angażowanie, badanie, wyjaśnianie, realizację i ewaluację, pozwalające liderom „dobrze słuchać, pytać więcej i mówić mniej”, na każdym etapie oraz głęboko angażujący interesariuszy podejmujących decyzje.

Wcielanie „fair process” i zaufania w kulturę firmy

Autorzy podkreślają, że stworzenie zespołu lub organizacji opartej na „fair process” jest wymagające: “Potrzeba więcej niż ambicji pojedenycznego lidera czy kilku osób”, piszą. To cały zespół lub organizacja musi rozwinąć takie normy, procedury i praktyki komunikacyjne, które zachęcają do konsekwentnego stosowanie „fair process”. “Wtedy firmy i zespoły zauważą poprawę efektywności pracy, kultury  organizacyjnej i ogólnej wydajności”, twierdzą.

Przyjmując trzy uczciwe praktyki komunikacji INVOLVE, organizacje otwierają drogę do autentycznego zaangażowania uczestników. Procesy przebiegające w ramach, takich jak konstruktywna debata, rozmowa inteligentna emocjonalnie, czas na pytania i tworzenie systemów komunikacji korporacyjnej, które uwzględniają różne potrzeby i kompetencje w zakresie wiedzy promują przejrzystość i zaangażowanie oraz rozwijają wysoki poziom zaufania na wszystkich poziomach. Protokoły komunikacyjne nie muszą być biurokratyczne, ale fakt, że członkowie zespołu zgadzają się, w jaki sposób będą się komunikować i angażować między sobą przed działaniami, zwiększa prawdopodobieństwo skutecznej interakcji przy zmniejszonej frustracji.

Środek do celu

Jak podkreślają Autorzy FPL jest środkiem do celu, a nie celem samym w sobie. Aby pomóc przygotować się do skutecznej komunikacji FPL i monitorować jej wdrażanie, zestaw narzędzi zawiera również ocenę diagnostyczną. To narzędzie działa jako drogowskaz lub punkt odniesienia, na podstawie którego zespoły i liderzy mogą z czasem kalibrować swoje wyniki, aby ocenić postępy. Należy zauważyć, że FLP jest autentycznie oparte na współpracy i musi być tak postrzegane przez wszystkich interesariuszy. Może to wymagać pewnych kompromisów, takich jak dodatkowy czas wymagany do podjęcia inkluzywnych i konsultacyjnych decyzji.

FLP, jako aspiracja, musi opierać się na dążeniu do osiągnięcia skutecznej i inkluzywnej komunikacji w celu zaangażowania wszystkich członków. Nawet jeśli celem lidera nie jest ustanowienie FLP per se – zestaw narzędzi INVOLVE powinien umożliwić zachowania komunikacyjne, które będą pozytywnie angażujące. Te praktyki INVOLVE będą również wspierać koncepcję wykorzystania „inteligencji komunikacyjnej” (opracowanej przez Iana Woodwarda) w celu zwiększenia skuteczności komunikacji przywódczej.

Podsumowując, rekomendacja Autorów dla liderów „fair process” to:

“Bądź pełen szacunku, otwarty i obiektywny; słuchaj aktywnie, pytaj więcej, mów mniej; dyskutuj i decyduj w sposób konstruktywny i jasny; opracowuj wspólnie uzgodnione protokoły; i łącz się na sposoby dostępne dla wszystkich zaangażowanych.”

Oryginał tekstu znajdziesz tutaj.